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Erfolgreich durch Social Enterprise

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In der IT gilt Social Enterprise als eines der wichtigsten Instrumente, die für mehr Produktivität sorgen, eine bessere Kommunikation fördern und mehr Transparenz garantieren sollen. Zahlreiche Unternehmen sehen in diesem Zusammenhang Möglichkeiten, für ihre Mitarbeiter eine Social-Networking-Suite einzurichten, die ähnlich wie auf Twitter und Facebook mit eigenen Nutzerprofilen, Diskussionsforen, Activity Streams oder Microblogging eine von allen Mitarbeitern akzeptierte Social-Lösung anbietet.

Es bedarf keiner großen Programmierungen und aufwendiger Soft- und Hardware - lediglich ein optimal funktionierendes Intranet ist erforderlich. Hier versammelt man sich zu einer Fragerunde und erlebt ein virtuelles Brainstorming. Dabei werden gemeinsame Projekte und Präsentationen erörtert und vorgestellt, wobei dieses Vorgehen länderübergreifend daherkommt, so dass die Erfolge für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen wahrscheinlicher sein werden, als auf dem bisher üblichen, herkömmlichen analogen Wege.

Doch ob dieses Konzept auch tatsächlich zu einem realen Szenario avancieren wird, scheint bislang noch ein wenig in den Sternen zu stehen. Die Gründe: Mitarbeiter fühlen sich oftmals missverstanden und können ihre Vorstellungen nicht einbringen, Unternehmensleiter setzen auf ihre eigenen Ideen oder entsprechende Features fehlen völlig. Diese Fehler sind nicht nur äußerst kostenintensiv,
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sondern auch extrem kontraproduktiv. Im Folgenden nun einige Tipps, damit das Social Enterprise nicht nur für Unternehmensleiter, sondern auch für Mitarbeiter zum Erfolg führen wird:

Welche Anforderungen zuerst bedacht werden sollten

Der Erfolg liegt, wie so oft, in der sorgfältigen Planung. Unternehmer sollten zunächst Nutzen und Business-Ziele festlegen und definieren. Es ist für Manager in jedem Fall eine Herausforderung, den optimalen Einsatz im Unternehmen zu gewähren, denn wie das Instrument eingesetzt werden sollte, ist von essentieller Bedeutung. Weitere Kriterien:

  • Gegenüberstellung Unternehmensnutzen und Entwicklungskosten

  • Lediglich Einsparungen oder tatsächliche Arbeitserleichterung?

  • Welche Mitarbeiter sollen mit dieser Software angesprochen werden?

  • Nutzen für Mitarbeiter

Ist eine perfekte Entscheidung getroffen und sind die Anforderungen an die Software definiert, beginnt man, diese zu priorisieren. Längst nicht alle Möglichkeiten und Features müssen tatsächlich genutzt werden. Wichtig ist es, die notwendige und unverzichtbare Funktionalität zu gewähren. Zudem sollte bereits vorab geprüft werden, sofern bereits ein Intranet eingerichtet war, welche Applikationen und Anwendungen von den Mitarbeitern tatsächlich angenommen worden sind. Es empfiehlt sich, rund 25 % neu zu entwickeln und weitere 25 % der Features zu verwenden. Was übrig bleibt, kann getrost auf den Datenfriedhof.

Erfolg
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ist messbar


Um eine entsprechende Beurteilung vornehmen zu können, inwieweit die präsentierte Lösung tatsächlich erfolgreich ist, müssen die Verantwortlichen unter anderem Kennzahlen festlegen. Mittels einer probaten Analyse-Software lassen sich unterschiedliche Kriterien messen, wie beispielsweise

  • Kosten- und Zeitersparnis

  • Welche Applikationen wurden besonders häufig genutzt

  • Veränderungen nachvollziehen

Insbesondere bei anstehenden Projekten sollte man ausreichend Mitarbeiter einplanen (ein Mitarbeiter sollte 50 % seiner Arbeitszeit in das Projekt investieren). Unternehmen, die nicht über ausreichende Kapazitäten verfügen, sollten dieses Projekt erst gar nicht starten. Auch die Vergabe an andere Dienstleister stellt in diesem Fall keine geeignete Lösung dar, denn auch diese orientieren sich an den Entscheidungen, die vorgegeben werden.

Steht jedoch ein Konzept, sind rechtzeitig kompetente Partner mit ins Boot zu holen. Idealerweise sollten hier externe Partner angesprochen werden, die bereits Nachweise über erfolgreich durchgeführte Referenzprojekte vorweisen können und somit vor dem Beschreiten von Irrwegen schützen.

Neues Intranet schneller akzeptieren

Haben sich Mitarbeiter mit einer bereits vorhandenen Software vertraut gemacht, so wird bei der Einführung eines veränderten Intranets mit Vorbehalten und Widerständen zu rechnen sein. Daher gilt es, Anregungen und Wünsche zu respektieren und Mitarbeiter frühzeitig in das neue Szenario
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aktiv einzubinden. Idealerweise nutzt man hier ein internes Kommunikationskonzept, um schnellstmöglich eine hohe Akzeptanz aus der Belegschaft zu erfahren. Doch es muss nicht zwangsläufig Altbewährtes mit einem Schlag außer Kraft gesetzt werden. Daher empfiehlt es sich, die neue Software insoweit einzurichten, dass diese - unter Beachtung des höchstmöglichen Nutzens, jedoch mit eingeschränktem Funktionsumfang - funktionsfähig ist. Somit wird die angestrebte Lösung Step by Step erreicht.

Ein weiteres Kriterium für den Erfolg ist ein interessanter Content. Dieses bewirkt, dass die Mitarbeiter das Intranet tatsächlich regelmäßig und gerne nutzen. Auch ist die Belegschaft einzubinden, um Inhalte und Funktionalitäten zu aktualisieren. Sogenannte Killer-Applikationen, wie beispielsweise Arbeitszeiterfassung oder der Speiseplan, sind ideal geeignet, um Mitarbeiter dazu zu bringen, das Intranet anzunehmen. Je häufiger dieses geschieht, desto schneller und einfacher werden gewisse Prozesse verarbeitet, woraus sich eine niedrigere Fehlerquote ergibt.

Um die Attraktivität zu steigern, ist auch der Gruppen-Chat ein wirksames Kriterium. Mit einem einfachen Klick werden die Kontaktdaten der Kollegen aufgerufen, Beiträge können mit einem "Like" bewertet oder kommentiert werden. Dieses führt letztlich dazu, dass man die Optionen des neuen Intranets gerne und häufig nutzt.

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