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Tipps für eine effiziente Organisation des Arbeitsplatzes

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Die Optimierung des Arbeitsplatzes ist durchaus ein wichtiges Thema, denn wer fühlt sich schon in einem völligen Chaos wohl? Wer in einem Büro arbeitet weiß durchaus, wie schnell der eigene Schreibtisch im Durcheinander versinken kann. Wer sich jedoch an einige wenige Regeln hält und diese Tag für Tag einhält, kehrt am nächsten Morgen sicherlich gerne wieder an seinen Schreibtisch zurück.

Tipp 1:Zugriffsregeln beachten!

  • Die Utensilien auf Ihrem Schreibtisch sollten gemäß der Zugriffsregel platziert werden! Dies bedeutet, dass Sie Utensilien näher platzieren, die Sie häufiger verwenden. Gleichzeitig sollten Sie alles von Ihrem Schreibtisch entfernen, was Sie nicht mehr benötigen und nur das auf Ihrem Schreibtisch behalten, was Sie mindestens einmal wöchentlich verwenden!

  • Bestimmen Sie außerdem einen festen Platz für Ihre Aufgabenliste oder Ihr Aufgabenbuch! Notieren Sie alle Informationen an einer Stelle, dann müssen Sie nicht lange suchen!

  • Für Hilfsmittel wie Stifte, Schere, Radiergummi etc. ist es sinnvoll,

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    Tipps für eine effiziente Organisation des Arbeitsplatzes Ratgeber Bild mittig-oben
    sich einen senkrechten Behälter anzuschaffen, da Sie bei waagerechten Behältnissen oft kramen müssen und dabei hochgerechnet viel Zeit verstreichen kann.

  • Außerdem ist es sinnvoll, Ablagefächer in direkter Griffnähe zu platzieren. Für Rechtshänder ist es sinnvoll, die Fächer auch rechts zu platzieren.

  • Durch eine drahtlose Tastatur und Maus können Sie zusätzliche Arbeitsfläche schaffen und diese für andere Dinge nutzen!

  • Ein großer Papierkorb hilft bei der Entsorgung ungemein. Dieser hat den Vorteil, dass Sie Papiere unzerknüllt hineinwerfen können.

  • Wenn Sie sich einmal für eine Ordnung auf Ihrem Schreibtisch entschieden haben, sollten Sie auch an dieser festhalten. Dies bedeutet für Sie täglich: Alles hat seinen Platz und kehrt wieder an diesen Platz zurück!

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Tipp 2:Strukturierung von
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Aufgaben


Viele haben auf ihrem Schreibtisch sicher einen sogenannten „Lesestapel“. Dies sind z. B. ausgedruckte E-Mails, die man später noch einmal lesen möchte oder auf die man sich später noch einmal eine gute Antwort überlegen möchte. Um dies zu umgehen, könnte man eingehende Dokumente z. B. sofort bearbeiten, so dass diese danach gelocht und abgeheftet werden können, anstatt sie auf dem Lesestapel abzulegen.

Wenn Aufgaben immer wieder aufgeschoben werden besteht außerdem die Gefahr, dass der Zeitdruck immer größer wird und z. B. eine Frist immer näher rückt. Ein gutes Zeitmanagement ist daher äußerst wichtig. Auch wenn Sie täglich nur einen Teil der Aufgaben schaffen, sind Sie dem Ziel dennoch schon ein ganzes Stück näher gerückt.

Bei der Eisenhower-Methode werden alle Aufgaben in vier Typen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unterteilt. Höchste Priorität haben wichtige und dringende Aufgaben. Diese sollten sofort erledigt werden. Wichtige Aufgaben, die

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aber nicht eilen, werden terminiert und später bearbeitet. Doch Vorsicht: Wenn Sie diese Aufgaben zu lange vor sich herschieben, werden sie ebenfalls zu dringenden Aufgaben. Der Organisation des zweiten Feldes sollte man also genug Aufmerksamkeit schenken! Wenn eine Aufgabe dringend, aber nicht wichtig ist, könnte man z. B. einen Kollegen bitten, diese Aufgabe zu übernehmen. Ins vierte Feld gehören die Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese Aufgaben können Sie in den Papierkorb verfrachten. Das stundenlange Feilen am Layout einer Präsentation wäre ein Beispiel für so eine Aufgabe.

Tipp 3:Wiedervorlagen notieren!

Wiedervorlagen sind äußerst wichtig. Sie sollten Sie aber auch gut terminieren! Sollten Sie eine Frist, eine Aufgabe oder einen Termin viel zu früh notieren, suchen Sie nach einem Dokument, was eventuell noch gar nicht dringend benötigt wird. Das veranlasst Sie dazu, weitere Wiedervorlagen zu notieren, was unter Umständen Zeit und Mühe kostet! Sichern Sie sich jetzt Ihr kostenloses Arbeitswelt Buch:
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